倉庫主管工作手冊,合格又優(yōu)秀的倉庫主管,要這樣做!
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閱讀:128次 日期: 2019-06-21
倉庫主管,常規來(lái)說(shuō)是庫內業(yè)務(wù)運營(yíng)的總體負責人,他的個(gè)人工作水平將直接反應到倉庫的日常反應當中,可以說(shuō)是倉庫業(yè)務(wù)方面的核心人員。
主管的日常工作較為龐雜,涉及到庫內庫外的方方面面,稍微出現一點(diǎn)問(wèn)題,可能會(huì )導致企業(yè)整體業(yè)務(wù)受到影響,損失很大。
因此說(shuō),倉庫主管的價(jià)值首要體現在穩字!
作為供應鏈的中樞的倉庫部門(mén),一定不能出現大的問(wèn)題,否則后果很?chē)乐?。倉庫主管首要的精力要放在維系平日里的基本運作業(yè)務(wù)的穩定上,不能出大的紕漏。
所以,倉庫主管一定要將業(yè)務(wù)的巡檢過(guò)程納入到日常工作當中,以確保倉庫日常工作的正常運營(yíng)。
有些人喜歡將此類(lèi)工作下放,認為自己有更重要的工作要做。這樣想也沒(méi)有什么大錯,但是長(cháng)期脫離庫內基本面的情況下,你確定能夠把控日常的作業(yè)情況嗎?未來(lái)一旦工作狀態(tài)較緊張的情況,你能不能立刻對人力做出估算?
因此我們一定不能“犯懶”,將巡檢放到自己的日常工作里,如此才能夠做好主管工作。
下面我們來(lái)說(shuō)說(shuō)怎么指定比較靠譜的巡檢流程:
首先,巡檢是為了發(fā)現問(wèn)題,出發(fā)點(diǎn)是能夠從細微的問(wèn)題中推導出背后的原因,在指定巡檢流程時(shí)一定要遵循這樣的原則來(lái)指定,否則就是“面子工程”。
像日常說(shuō)的庫區和庫位內是否整潔,地面是否無(wú)雜物體現著(zhù)員工的整體工作面貌;作業(yè)用具(如叉車(chē))是否用完后歸到原位體現了是否遵守規定,小組長(cháng)是否上心去約束員工;破損過(guò)期貨物會(huì )否及時(shí)提交則體現了你本身的管理要求;同庫同品類(lèi)貨物是否按照臨近原則進(jìn)行庫位碼放體現了員工的培訓是否到位等等。
上面舉的這些例子背后都是有目的性可尋,在我們制定巡視表格的時(shí)候一定要想清楚,突出自己重點(diǎn)要關(guān)注的問(wèn)題,合理制定巡檢流程。
發(fā)現問(wèn)題后,要及時(shí)的分析并解決問(wèn)題,與相關(guān)人員進(jìn)行溝通,避免此類(lèi)現象的繼續發(fā)生,至此我們可以依據我們的工作焦點(diǎn),制定出靠譜的巡檢流程了。
及時(shí)處理問(wèn)題很好,但如果用有效制度引導、約束相關(guān)人員可能會(huì )更好。
什么時(shí)候需要制度?需要什么樣的制度?
庫管理制度是指對倉庫各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細節、6S管理、獎懲規定、其他管理要求等進(jìn)行明確的規定,給出工作的方向和目標,工作的方法和措施。
跟巡檢一樣,我們的制度要突出目的性的原則!
如果我們的倉庫部門(mén)剛成立,整體業(yè)務(wù)剛剛成型。我們的制度應該適度“寬松”一些,抓大放小,將貨物數量、安全性放到第一位,其他方面可以適度寬松一些,讓員工先適應起來(lái)。
當業(yè)務(wù)已經(jīng)開(kāi)始到一定階段后,就需要正規的制度,此時(shí)我們就需要問(wèn)自己:制度設計的目標,用來(lái)解決什么的?
同時(shí)在制度方面要針對不同部門(mén)、職級方面的區分,解決人員結構層次級別差異性(做好該做什么?需要哪些崗位來(lái)做?誰(shuí)來(lái)做最合適?等方面的思考)
先是從崗位上劃分:
倉庫管理員負責物料的收料、報檢、入庫、發(fā)料、退料、儲存、防護工作;
倉庫協(xié)調員負責物料裝卸、搬運、包裝等工作;
采購部和倉管部共同負責廢棄物品處理工作;
倉管部對物料的檢驗和不良品處置方式的確定;
然后就是圍繞目標性的制度制定:
首先是貨物保管方面:物資擺放整齊、庫容干凈整齊同時(shí)需要依據平時(shí)的庫區劃分進(jìn)行貨物的上架工作;倉庫管理員對常用或每日有變動(dòng)的物資要隨時(shí)盤(pán)點(diǎn),若發(fā)現數量有誤差須及時(shí)找出原因并更正; 庫存信息及時(shí)呈報。須對數量、文字、表格仔細核對,確保報表數據的準確性和可靠性。
貨物的出入庫方面:入庫要按照送貨單上的數目將材料清點(diǎn)清楚,發(fā)現有異常情況必須向你的主管匯報,得到指示意見(jiàn)后遵照執行就好了,經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗合格后,就辦理入庫手續,開(kāi)具入庫單,登記進(jìn)銷(xiāo)存帳或錄入WMS或ERP系統;出庫時(shí)庫管員根據進(jìn)貨時(shí)間必須遵守"先進(jìn)先出"的倉庫管理制度原則,庫管員憑領(lǐng)料人的領(lǐng)料單如實(shí)領(lǐng)發(fā),若領(lǐng)料單上主管或總經(jīng)理未簽字、字據不清或被涂改的,庫管員有權拒絕發(fā)放物資。
以上僅涉及了庫內業(yè)務(wù)的一些方面,具體情況我們可以根據相應的庫內情況詳細制定。
制度是死的,背后的目的是“活”的,我們要時(shí)刻牢記制定一套制度的目的性,把我們要實(shí)現的目標,需要避免的問(wèn)題都納入到制度里,通過(guò)制度的力量來(lái)提高公司的運營(yíng)水平,如此才是高手的姿態(tài)。
人員管理一直是倉庫管理的重要內容,人管理不好會(huì )導致很多問(wèn)題的產(chǎn)生。尤其是倉儲業(yè)務(wù)屬于勞動(dòng)密集型,需要大量的基礎性勞動(dòng)力,因此做好人員管理是倉庫主管必備的技能。
先說(shuō)明一下,上面兩種類(lèi)型并不分高低與對錯,只是個(gè)人一種的習慣于特質(zhì)。偏管教型主管喜歡事必躬親,抓細節,對員工的狀態(tài)了然于胸,員工對這類(lèi)主管也是比較敬畏,不敢在平時(shí)的工作中“偷奸?;?rdquo;;偏理性的主管習慣抓大放小,對關(guān)鍵性的事情不含糊,讓員工發(fā)揮自主性,能夠最大程度上發(fā)揮勞動(dòng)力價(jià)值,基層員工對主管的要求比較信服。
無(wú)論你屬于哪種類(lèi)型,都需要充分發(fā)揮自身優(yōu)勢,不必去學(xué)其他類(lèi)型管理人員的特質(zhì),只有將自身優(yōu)勢發(fā)揮最大化,才能夠實(shí)現最好的管理效果。
比如你是管教型主管,你就需要讓基層員工有時(shí)刻被監管的感覺(jué),一旦犯錯必然會(huì )受到懲罰,如此對工作有一種敬畏之心,不敢麻痹大意,時(shí)常抽查他們的工作,每天進(jìn)行巡檢,讓員工沒(méi)有僥幸心理,如此循環(huán)才能實(shí)現良性結果。
如果你是理智型,時(shí)刻要關(guān)注自身的管理目標,以目標為導向,推導員工應該做的工作。時(shí)常與員工多溝通,讓他們了解你的意圖,讓所有人與你成為共同體,朝著(zhù)同一個(gè)目標共同努力,多讓員工獨立負責,發(fā)揮自主能動(dòng)性,讓工作富于成就感,如此不斷的提升運營(yíng)效果。
有人認為:?jiǎn)T工培訓就是浪費時(shí)間與精力,有那成本還不如讓員工多干會(huì )活,工作中發(fā)現問(wèn)題隨時(shí)糾偏就可以了,其實(shí)這種想法大錯特錯。
員工培訓,帶來(lái)的是生產(chǎn)力方面的提升,沒(méi)有受到正規訓練的員工,面對工作上的問(wèn)題,市場(chǎng)上的問(wèn)題,是沒(méi)有一套正確的完整的解決方案的。那些受到正規訓練的員工,工作起來(lái),肯定是不一樣的。他們會(huì )嚴格按照公司的要求,進(jìn)行標準化操作,按流程辦事,一步步的去解決自己所面臨的復雜問(wèn)題,而不是像無(wú)頭蒼蠅一樣,到處亂撞,這一點(diǎn)在倉儲領(lǐng)域是非常重要的。
可以試想:當我們的基層員工能夠獨當一面的時(shí)候,作為主管,我們可以抽出相應的精力去思考更多管理上的問(wèn)題,更好的與其他部門(mén)溝通,這也是為我們自身帶來(lái)好處的東西。
針對基層員工,我們認為應該包含以下一些內容:
1 庫位的管理與貨物擺放
實(shí)施庫位管理可以擺脫對人員熟練性的過(guò)度依賴(lài);保管好庫存物資,做到質(zhì)量完好,確保安全;提高出入庫及時(shí)性與準確性;提高盤(pán)點(diǎn)的效率。
充分有效地利用倉庫空間;盡可能提高人力資源及設備的利用率;有效地保護好物料的質(zhì)量和數量;維護良好的儲存環(huán)境;使所有在庫物料處于隨存隨取狀態(tài)。
進(jìn)行庫位培訓后,即使倉管人員從來(lái)沒(méi)有見(jiàn)過(guò)某個(gè)物料,只要知道存放該物料的庫位,能夠認清標識,就可以準確、快速地找到相應的物料,如此就能大幅降低員工熟悉工作環(huán)境的時(shí)間。
2 倉儲安全培訓
基層人員在工作時(shí),有時(shí)存在僥幸心理認為在現場(chǎng)工作時(shí),嚴格按照規章制度執行太過(guò)于繁瑣或機械未嚴格按照規章制度執行,不是違章行為切認為即使偶爾出現一些違章行為也不會(huì )造成事故,還有一些屬于干活圖省事,嫌麻煩的心理。
以上這些行為都會(huì )導致安全事故的發(fā)生,在進(jìn)行培訓時(shí),一定要針對員工的心理進(jìn)行分析,制定出相應的培訓內容,改變員工原有的認識,將安全工作的思想溶入到核心思維當中,在工作中注意安全,避免安全事故的發(fā)生才是培訓的根本目的。
3 流程培訓
讓基層員工對流程有整體性的認識也是培訓的重要內容之一,讓員工了解倉儲業(yè)務(wù)整體流程,能夠提高對自身本職工作的認知,更有責任感,更積極的投入到自身的工作當中。在培訓過(guò)程中,需要講解貨物進(jìn)入倉庫所進(jìn)行的檢驗和接收及發(fā)貨等一系列技術(shù)作業(yè)過(guò)程,規格流程與要求,包括物資的接收、裝卸、驗收、搬運、堆碼和辦理出入倉手續等技術(shù)作業(yè),是倉儲業(yè)務(wù)管理的開(kāi)始。
4 問(wèn)題糾正培訓
這個(gè)培訓應該是定期舉行的培訓內容,當員工熟悉了倉庫內作業(yè)運行標準后,在一段時(shí)間內可以按照相應的標準和要求進(jìn)行工作,但隨著(zhù)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和變化,以及個(gè)人心態(tài)的變化,一定會(huì )出現這樣或那樣的問(wèn)題。
針對這類(lèi)問(wèn)題,一是要及時(shí)的加以糾正,爭取不再犯。另一方面,要尋找后面的根本性問(wèn)題,將問(wèn)題徹底解決。
比如:如果你的倉儲業(yè)務(wù)部門(mén)負責的是零件倉庫,可能會(huì )涉及到零件貨物本身狀態(tài)的查詢(xún)工作。但一般而言,可能一開(kāi)始的時(shí)候會(huì )沒(méi)有想到這樣的問(wèn)題。通過(guò)分析你發(fā)現,零件本身的條碼都是唯一的,可以通過(guò)給貨物進(jìn)行狀態(tài)的設定來(lái)進(jìn)行貨物狀態(tài)的查詢(xún)工作,這樣就能夠解決相應的問(wèn)題。
將這樣的問(wèn)題進(jìn)行歸類(lèi),在統一時(shí)間進(jìn)行培訓,讓員工都理解領(lǐng)會(huì )整改的內容,以便在以后的工作中改進(jìn)工作方法。
倉儲部門(mén)作為供應鏈的核心,企業(yè)的樞紐、起著(zhù)連接各個(gè)環(huán)節和部門(mén)的重要作用。作為部門(mén)的主管,我們每天都要和各個(gè)部門(mén)、業(yè)務(wù)伙伴以及下屬員工進(jìn)行溝通與交流。
有人說(shuō),做好人際關(guān)系能夠讓我們的工作更加順利,這話(huà)的確不假。試想一下,如果采購部門(mén)的同事不顧倉儲容量的情況下一味的進(jìn)行采購入庫操作,我們會(huì )面臨怎樣的局面呢?
有的朋友說(shuō):省省吧!道理我們都懂,但是我們就是背鍋部門(mén),你知道嗎?
我想說(shuō):如果我們的工作就是背鍋,何必還繼續這份工作呢?社會(huì )上有的是純粹背鍋比這樣賺的更多的職業(yè)!
庫存過(guò)大,保質(zhì)期臨近誰(shuí)的問(wèn)題?多數人想到的是倉儲部門(mén)的問(wèn)題,干過(guò)的都知道,如果一批貨物庫存很多,且很久沒(méi)有出貨,難道這也是倉儲部門(mén)的鍋?事實(shí)上前幾天采購部門(mén)又新進(jìn)了一批新貨,保質(zhì)期較遠,但臨期的怎么辦?
我想說(shuō),如果你能及時(shí)的通知銷(xiāo)售部門(mén)和采購部門(mén),并將情況及時(shí)反饋給更上級領(lǐng)導,這樣的鍋恐怕也輪不到我們背了!
我們承載著(zhù)上游生產(chǎn)線(xiàn)和下游銷(xiāo)售部門(mén)的希望,是整個(gè)供應鏈的中樞神經(jīng)系統。貨物的準時(shí)到達,庫存率的準確性都關(guān)系著(zhù)企業(yè)的發(fā)展與存亡。作為倉儲主管,我們要自信,要有信心能夠做好這份工作,能夠將問(wèn)題解釋清楚,正確的處理好與其他兄弟部門(mén)之間的關(guān)系,讓我們的工作更加順利。
現代社會(huì ),溝通,尤其是有效溝通,已成為日常交際的一個(gè)基本要求,成為眾多企業(yè)選拔人才時(shí)評判一個(gè)人才的重要指標。而在企業(yè)內部,部門(mén)與部門(mén)之間保持有效溝通,也已成為越來(lái)越多的企業(yè)大力倡導的理念。
企業(yè)組織功能的發(fā)揮在于物流和信息流的暢通,跨部門(mén)間的有效溝通不僅是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎,而且是企業(yè)提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵,做好跨部門(mén)的溝通工作,我們就是最有價(jià)值的人。
缺乏溝通意識和溝通氛圍:部門(mén)之間、部門(mén)內部各成員因為溝通意識不強或者缺乏,導致從來(lái)不主動(dòng)尋求溝通,遇到問(wèn)題也不去尋求相關(guān)部門(mén)的支持,而是獨自作戰。
沒(méi)有溝通氛圍,每個(gè)人似乎對溝通產(chǎn)生一種畏懼,因為每個(gè)人都覺(jué)得他不來(lái)找我溝通我怎么去找他溝通呢?于是,形成一個(gè)惡性循環(huán):缺乏溝通意識溝通氛圍淡薄不溝通溝通氛圍消失。
解決方式:這時(shí)候需要我們大度一些,打破一些僵局,主動(dòng)的與其他部門(mén)建立聯(lián)系,比如提前為采購部門(mén)提供一些庫存臨期的數據等等。這樣逐步的建立良好的溝通關(guān)系,形成良好的溝通氛圍。
缺乏有效溝通的機制:部門(mén)間溝通不暢的根本原因還是公司沒(méi)有形成一個(gè)有效的溝通機制,沒(méi)有建立一個(gè)很好的溝通平臺。平時(shí)的溝通,很大程度都是臨時(shí)性的個(gè)人行為,不是有規律的,也不是集體行為。盡管各部門(mén)都有著(zhù)非常繁雜的日常工作要做,每個(gè)成員也都有著(zhù)溝通技能或溝通意愿的差異,但有效的溝通機制仍然是克服一切溝通障礙最有效的手段。
如果你的公司還沒(méi)有一套有效的溝通機制,建議你了解好相應的情況后與最高負責人進(jìn)行一次有效的溝通,將溝通機制所帶來(lái)的的好處以及缺乏機制帶來(lái)的問(wèn)題列舉清楚,讓負責人能夠從心里明確溝通機制的必要性,下決心開(kāi)展好溝通機制的建立。
我們都知道,每個(gè)部門(mén)都有各自的工作要做,但是機制形成后會(huì )有效的打破“沒(méi)時(shí)間”情形的發(fā)生,逐漸的改善部門(mén)之間猶豫缺乏溝通所產(chǎn)生的問(wèn)題。
倉儲行業(yè)屬于勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè),非常依賴(lài)基層員工的付出,做好與下屬員工的交流也是倉儲主管的主要工作內容之一。
主管如果能充分理解自己的員工,工作開(kāi)展起來(lái)會(huì )順利得多。俗話(huà)說(shuō)“士為知己者死”。一個(gè)能夠充分了解自己?jiǎn)T工的管理者,無(wú)論在工作效率,還是人際關(guān)系上他都將會(huì )是個(gè)一流的管理者。
因此我們需要在平日的工作里多下功夫,了解自己的員工在想什么,需要哪些方面的幫助,在哪些方面遇到的困難等等。
了解員工的出身、興趣方向,安排好適合他做的工作;當手下員工遇到困難,你能實(shí)現預料他的反應和行動(dòng),恰如氣氛的幫助他解決相關(guān)的問(wèn)題。
再進(jìn)一步,我們能夠知人善任,讓每一位員工在崗位上發(fā)揮最大的潛能,給自己的員工足以考驗其能力的挑戰性工作,將其價(jià)值發(fā)揮到極致。
聆聽(tīng)員工心聲是團結員工調動(dòng)積極性的重要途徑,員工在工作中受到阻力,思想上會(huì )有壓力和包袱,失去工作熱情,進(jìn)而失去了對完成工作的信心。作為管理者,需要耐心的聽(tīng)取他的心聲,找問(wèn)題的癥結,解決他的問(wèn)題并耐心開(kāi)導,如此才能更好的實(shí)現管理目標的實(shí)現。